Organisez une formation dans le cadre de l’accréditation des dentistes

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Comment obtenir votre agrément en tant qu’organisateur de formation ?

Pour être reconnu comme organisateur, vous devez remplir les conditions et effectuer les démarches suivantes.

• Vous êtes “non commercial”. Ceci implique que :
  • Vous ne poursuivez pas de but lucratif et vous avez une comptabilité ouverte qui peut être contrôlée à la demande du Groupe de direction Promotion de la qualité de l’art dentaire. Les fonds générés par l'organisation des formations ne peuvent être utilisés que pour la préparation, l'organisation, la promotion de la formation en ce compris la recherche scientifique.
    Lorsque vous prenez connaissance du règlement de fonctionnement pour les organisateurs d’activités de formation complémentaire et de sessions de peer-review, vous faites une déclaration sur l’honneur à ce propos (voir annexe D du règlement de fonctionnement).
  • Une entreprise ou une asbl qui a un intérêt commercial direct ou indirect dans le secteur dentaire (laboratoire dentaire, firme dentaire, entreprise pharmaceutique, etc.) ou une association qui est associée à une ou plusieurs firmes ne peut pas être agréée comme organisatrice, mais peut intervenir en qualité de sponsor.
  • Les annonces imprimées, les lettres de convocation, le matériel de formation, etc., doivent porter l'en-tête de l'organisateur responsable. Le nom du sponsor peut néanmoins être mentionné discrètement.
  • Vous ne pouvez pas admettre la présence de stands publicitaires des sponsors à l'intérieur des locaux de formation durant les formations. Ces stands publicitaires sont admis dans un espace séparé (la réception, le hall, etc.). Les formations organisées dans une entreprise directement liée au thème et/ou ayant des intérêts, n’entrent pas dans le cadre de l’accréditation.
  • Sans être en contradiction avec la condition relative au nom du sponsor sur les supports de formation (voir ci-dessus), le sponsoring peut concerner toutes les modalités, à l’exception des honoraires des orateurs. Afin de garantir l’indépendance, les honoraires doivent toujours être payés par l’organisateur responsable.
  • Vous devez identifier le sponsor et le message publicitaire. Ce message doit être limité dans le temps et dans l’espace.
  • Vous ne pouvez être ni sponsor ni l’unique orateur. Cela signifie qu'une large diversité de conférenciers est offerte, par exemple qui ne se limite pas aux membres du conseil d'administration de l'organisation ou aux collaborateurs d'un même cabinet.
  • Vous acceptez la présence d’observateurs délégués par le Groupe de direction Promotion de la qualité de l’art dentaire aux formations que vous organisez. En cas d’introduction tardive de la demande de reconnaissance d’agrément (moins de 30 jours avant la date de l’activité), le Groupe de Direction peut exiger copie des supports (présentations, syllabi, etc.) du cours.
  • Votre organisation ne peut servir de prête nom à un autre organisateur et/ou à une activité qui a été refusé par le Groupe de Direction.
     
• Vous devez vous faire parrainer par au moins 10 dentistes possédant un numéro INAMI.
   
• Vous acceptez le règlement de l’accréditation et le règlement de fonctionnement pour les organisateurs d’activités de formation complémentaire et de peer review.
   
• Vous complétez et signez le document de prise de connaissance du règlement de fonctionnement pour les organisateurs de formation et vous le renvoyez par mail, au Groupe de direction dans les 30 jours après réception, à l’adresse accr.tandarts@riziv-inami.fgov.be.
   
• Vous vous engagez à transmettre chaque mise à jour de vos statuts au Groupe de direction.
   
• Un organisateur ne peut servir de prête nom à un autre organisateur et/ou à une activité qui a été refusée par le Groupe de Direction. Un cours accrédité ne peut servir d’introduction à une présentation à caractère commercial ayant lieu le même jour
   

Une fois reconnu comme organisateur de formation, que devez-vous faire?

Une fois reconnu comme organisateur de formation, effectuez les démarches suivantes :

• Demandez l’agrément pour votre formation avant la date de celle-ci :
  • En ligne, via la fonction « Demander la reconnaissance des activités » du programme en ligne pour la gestion de l’accréditation. Lors de l’introduction de la demande, vous devrez ajouter le programme et aurez la possibilité d’ajouter les communications faites aux dentistes : programmes, invitations dès qu’elles sont disponibles, etc.
  • Le Groupe de direction peut reconnaitre les activités de formation complémentaire organisées en Belgique. Pour obtenir la décision du Groupe de direction pour le jour où se tiendra la formation, demandez l’agrément 120 jours avant cette date. Un maximum de 40 UA (équivalent à 6 heures de formation complémentaire) peut être attribué par jour. Le contenu de la formation complémentaire demandée doit être suffisamment détaillé.
  • Le(s orateur(s) doivent être indépendant des firmes commerciales, des produits et des techniques et en tant qu’organisateur, vous vous assurez de cette indépendance.
     
• Si vous mentionnez « accréditation demandée » dans votre annonce, informez par écrit les participants de la décision finale du Groupe de direction. Si la décision est négative ou si elle est accréditée dans un autre domaine que celui demandé, vous devez en informer personnellement les participants immédiatement après réception de la décision du Groupe de Direction, en précisant la modification par rapport à l’annonce du cours.
   
• En cas de demande d’un cours à répétition,
  • lors de l’introduction en ligne via la fonction « Demander la reconnaissance des activités » du programme en ligne pour la gestion de l’accréditation, cochez « répétition », indiquez le numéro de reconnaissance de l’activité initiale et indiquez la dernière évaluation disponible pour cette formation dans la case prévue à cet effet.
     
• Après une formation, faites compléter par tous les participants dans un délai de maximum 10 jours à partir du moment où le cours s’est tenu, le formulaire d’évaluation ‘participant’ et conservez celles-ci pendant 5 ans. Après réception du formulaire d’évaluation complété en ligne sur papier, remettez obligatoirement au participant l’attestation de présence revêtue de votre cachet et de votre signature ou d’une authentification électronique. Le participant doit garder cette attestation de présence. Contrairement à la feuille de présence individuelle, elle n’est pas envoyée à l’INAMI. En cas de problème, lorsque le Groupe de direction a refusé l’accréditation d’un dentiste sur base des données dans les fichiers, l’attestation de présence peut éventuellement, servir de preuve de participation à une activité. Remettez l’attestation de présence au participant soit lorsqu’il vous donne le formulaire d’évaluation complété, soit par voie électronique.
• Enregistrez les présences des participants avec exactitude et transmettez en ligne la liste des participants.
   
• Soyez prêt à collaborer gratuitement à la formation des organisateurs et modérateurs des peer reviews, dans un but d’harmonisation. Si vous voulez organiser une telle formation, demandez l’agrément pour cette formation.
   
• Organisez au moins une formation au cours de l’année civile.
   

Combien de temps votre agrément d’organisateur de formation est-il valable ?

Votre agrément d’organisateur disparaît automatiquement si vous n’organisez aucune formation dans le cadre de l’accréditation au cours de l’année civile.

Si vous avez perdu votre agrément et voulez organiser à nouveau des formations, demandez un nouvel agrément d’organisateur en suivant la procédure habituelle.

Quelles sont les formations agréées dans le cadre de l’accréditation ?

Le Groupe de direction agrée les activités de formation complémentaire organisées en Belgique sur avis motivé de la Commission d’évaluation.

• Formations à distance « Webinaires »

Les activités de formation continue « à distance » appelées aussi  « webinaires » peuvent être reconnues dans le système d'accréditation des dentistes. Par «webinaires», on entend la possibilité de pouvoir suivre une formation continue à distance via un ordinateur et une connexion Internet, sans la présence physique du participant dans la salle de formation.

Lorsque vous organisez un « webinaire » vous devez, en réalisant la demande en ligne, cocher la case qui indique qu’il s’agit bien d’un « webinaire » ;

Seules les sessions en direct sont prises en compte pour l’accréditation en 2024. Il s’agit donc de sessions qui vous permettent d’interagir avec le participant, et non pas une rediffusion ou un système de e-learning (apprentissage à la demande) qui eux ne sont pas encore pris en compte pour l’accréditation.

Toutes les obligations du règlement s'appliquent de la même manière pour les «webinaires». Pour l'enregistrement réel du suivi de l'activité, un système de contrôle de présence est utilisé plusieurs fois pendant et après les cours.

Ceci suppose de pouvoir interagir par l’intermédiaire d’un clavier. La non-réponse à ces contrôles de présence invalide la participation.

Seuls les « webinaires » organisés par des organisateurs agréés dans le système d’accréditation INAMI des dentistes peuvent être pris en compte.

Afin de maintenir une attention suffisante, la durée autorisée d’un webinaire accrédité est de maximum 1h30, et un seul webinaire par jour et par participant est pris en considération.

Le nombre maximum de webinaires pris en compte est de 3 par année ce qui représente un total de maximum de 30 unités prises en compte dans le dossier individuel d’accréditation. Il est possible que vous ayez assisté à davantage que 3 webinaires durant l’année civile. Lors de l’introduction de votre demande d’accréditation, vous indiquerez les webinaires (au maximum 3) que vous désirez valoriser dans le cadre de votre accréditation. Les webinaires suivis de manière excédentaire ne sont pas pris en considération, NI au niveau des unités, NI au niveau des domaines.

Le suivi doit être effectif pour toute la durée du webinaire. Si des problèmes d’ordre technique empêchent la participation effective complète,  la validation de la participation ne peut être accordée. 

Le praticien est seul responsable des problèmes relevant de la qualité de sa connexion internet et/ou de son matériel informatique.  

Vous avez la responsabilité du contrôle du suivi actif des participants à la session ; vous fournissez à l’INAMI - sur demande - les fichiers natifs relatifs à ces contrôles.

Vous prévoyez une ouverture de la salle de cours virtuelle ½ heure avant l’heure de début afin de permettre de régler les problèmes techniques et débuter à l’heure précise.

Vous fournissez une assistance technique joignable par téléphone, durant cette ½ heure et durant toute la durée de la formation, de sorte que le participant puisse résoudre ses problèmes de connexion.

Vous fournissez à l’INAMI à l’adresse e-mail accr.tandarts@riziv-inami.fgov.be les codes de connexion pour 2 observateurs délégués à cet effet par le Groupe de direction (ceux-ci ont la possibilité de suivre le cours et vérifier l’effectivité des contrôles de présence).

• Cours à répétition

Il s’agit d’un cours identique à un cours accrédité qui a déjà été organisé, en ce qui concerne le contenu, la durée et les orateurs.

Le nombre d’unités et les sous-domaines accordés seront identiques au cours préalablement organisé, si toutefois sa date d’organisation était dans la même année civile ou l’année civile précédente. Si le cours de répétition est organisé ultérieurement à ce délai, ou si le contenu et/ou l’orateur est modifié, vous devez à nouveau joindre l’ensemble des informations exigées, y compris le CV de l’orateur ainsi que le contenu du cours.

• Cours théoriques et stages cliniques organisés dans le cadre d'une formation complémentaire universitaire (de type Master après Master, Post-graduat clinique, etc.)

Ces cours peuvent entrer en ligne de compte pour l'accréditation, en suivant la procédure normale de demande de reconnaissance, sauf pour les étudiants qui suivent cette formation complémentaire spécifique sur base d'un minerval. Ces étudiants peuvent obtenir des unités d’accréditation en suivant des cours accrédités, indépendants de leur formation spécifique obligatoire.

• Formations reconnues dans un autre système d’accréditation (ex. système d’accréditation médecin)

Ces formations ne sont pas automatiquement accréditées pour les praticiens de l’art dentaire. Vous devez suivre la procédure de demande spécifique au système d’accréditation des dentistes.

• Pour être prise en compte pour l’accréditation, une activité de formation complémentaire doit être ouverte à tous les praticiens de l’art dentaire, respecter les règles en matière de sponsoring ; son annonce est publique.

Pour avoir un aperçu des formations reconnues pour l’accréditation, consultez le catalogue en ligne des formations qui ont reçu leur agrément par le Groupe de direction.