Digitale transformatie, ook bij het RIZIV

​

Het RIZIV is een verregaand traject van digitalisering gestart ter voorbereiding van de verhuis naar het Galilée-gebouw in het najaar van 2020 en de nieuwe manier van werken in dit gebouw. ‘Digitaal’ werken en samenwerken is enerzijds een basisvoorwaarde om de principes van flex desk, clean desk en plaats- en tijdsonafhankelijk werken in onze nieuwe werkomgeving te kunnen toepassen, maar is anderzijds ook een middel om onze klanten een nog betere en directere dienstverlening te bieden.

Onze processen automatiseren en papierstromen digitaliseren

Deze transformatie vraagt in eerste instantie een automatisering van de processen en digitalisering van de interfaces met onze klanten. Zo zorgen we ervoor dat er in de toekomst geen papier meer bij komt of circuleert in onze organisatie.

In 2018 hebben RIZIV, FOD VVVL en FAGG al een aantal digitaliseringsprojecten samen opgestart in het kader van de samenwerking van de ondersteunende diensten en een aantal business processen (passerellen) zoals uitgetekend in de ‘Redesign van de gezondheidszorg’ en de krijtlijnen van de ‘netwerkorganisatie van RIZIV/FOD VVVL/FAGG’.

Daarnaast is een aanpak nodig om het nog aanwezige papier weg te werken, zodat we zonder papier en dus met digitale documenten/dossiers kunnen verhuizen.  Zonder papier werken, vraagt een fundamenteel andere manier van werken en een andere ingesteldheid van onze medewerkers.  Op dit punt startten we in 2018 een traject waarin stapsgewijs nieuwe digitale tools voor werkorganisatie en samenwerking worden aangereikt, ondersteund met de nodige opleiding en begeleiding.

Hoe doen we dat?

• Via de lopende projecten die beschreven zijn in onze bestuursovereenkomst en het operationeel plan die als doel hebben verregaand te automatiseren, samen met partners en klanten.
• Door het maximaal aan digitale interfaces voor toepassingen en gegevensfluxen te voorzien zodat zowel gebruikers en systemen digitaal met het RIZIV kunnen samenwerken. Voorbeelden hiervan zijn MyRIZIV voor zorgverstrekkers en online delen van documenten en dossiers.
• Door parallel alle processen van het RIZIV te bekijken vanuit het opzet om de papierstromen te verminderen en het nog aanwezige volume van papier weg te werken.  De projecten die hier uit voortvloeien, hebben eerder tot doel om de stromen en papieren die in processen verwerkt worden, te digitaliseren dan volledige processen te automatiseren.
  
  

Onze papieren archieven wegwerken

Om het aanwezige papier weg te werken, nemen we verschillende acties:

• ‘Trash days’ voor het papier dat vernietigd mag worden
• Het verder in dozen verwerken van de documenten die op papier zullen blijven en die een externe partner MERAK stockeert.  Dit zijn documenten die we nog moeten bewaren, maar die niet meer actief zijn.
• Het voorbereiden van het scannen van de papieren dossiers die nog actief zijn – meer concreet betekent dit het ontwikkelen van de nodige  applicaties voor het scannen, het doorsturen van de documenten naar de juiste digitale archief-oplossingen, het verzekeren van de bewijskracht, enz.
  
  

Digitale werkplek en digitale cultuur

We bieden heel wat ‘tools’ aan om de werkorganisatie digitaal te ondersteunen en de samenwerking vanop afstand te bevorderen tijdens  de evolutie naar een volledige ‘digitale werkplek’.
Via korte opleidingssessie en opleidingsmateriaal maken we collega’s warm voor deze evoluties. Er is info beschikbaar over:

• optimaal gebruiken van Outlook en Skype om aan/afwezigheden te beheren,
• efficiënt  informeren over locatie en bereikbaarheid/beschikbaarheid, enz.

We startten in 2018 met de ontwikkeling van een digitaal kennisplatform waarop medewerkers informatie en referentiemateriaal vinden over de beschikbare digitale tools (handleidingen, snelstartkaarten, video’s, …).  Dit zal uitgerold worden in 2019.

Wat zijn de randvoorwaarden?

Om de evolutie op al deze vlakken te kunnen realiseren, zijn  ondersteunende acties nodig:

• Aanpassing van wetgeving om de bewijskracht en bewijswaarde van digitale informatie en documenten te kunnen verzekeren, alsook het wettelijk karakter van de digitale handtekening en digitale interfaces zoals intelligente web formulieren.
• Uitbreiding van de mobiele ondersteuning: het klaarstomen van onze systemen en manier van werken om ook mobiele toegang te kunnen geven tot gegevens en diensten.
• Acties om de informatieveiligheid in het kader van GDPR te waarborgen.  Deze acties bouwen verder op de verregaande inspanning van het RIZIV in het kader van ISO 27001 certificatie en vereiste een aantal extra stappen om te kunnen voldoen aan deze directieve tegen midden 2018, voornamelijk op het vlak van het loggen van elke beweging op gegevens..
• Opvolgen van de technologische evolutie en innovaties, zoals bijvoorbeeld BlockChain, AI Kunstmatige Intelligentie, IoE Internet van Alles, enz.
  
  

Gezamenlijk datamanagement, Open Data en Big Data

In het kader van het programma ‘Data’ van de Redesign van de gezondheidszorg, werken de ICT- diensten van RIZIV, FOD vvvl en FAGG samen rond het exploiteren en ter beschikking stellen van data aan de verschillende publieksgroepen van onze organisaties.  Deze zijn noodzakelijk in het kader van openheid van bestuur, de samenwerking met de verzekeringsinstellingen (gemeenschappelijk dataplatform) en de federale Open Data initiatieven.

Meer informatie

Onze gebouwen te koop met het oog op onze verhuis in 2020